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Guia Definitivo: como deixar sua empresa preparada para o eSocial

Guia Definitivo: como deixar sua empresa preparada para o eSocial

16 de maio de 2018

Atualização

No início de julho de 2019, o Governo Federal anunciou que o eSocial será substituído por uma nova versão já em 2020. Veja mais informações aqui.


 

A primeira etapa do eSocial já está em vigor desde janeiro de 2018, mas a maioria das empresas e escritórios contábeis ainda não se atentou para o quanto ele impactará nos negócios. Muitas ainda não se preocuparam em integrar os sistemas e nas dificuldades que enfrentarão no repasse dos dados corretamente ao Governo Federal.

Como o eSocial é um projeto que unifica a coleta de informações – como as trabalhistas, previdenciárias, fiscais e tributárias –, ficará mais simples para o Governo realizar fiscalizações e evitar possíveis fraudes. São mais de 40 declarações que devem ser revisadas de maneira rígida antes do envio e o preenchimento incorreto pode gerar multas e penalidades. Por isso, todas as empresas que possuem empregados no regime CLT devem se preparar.

Para ajudar nessa organização inicial, a Ocupacional preparou um guia completo com as informações sobre saúde e segurança do trabalho que devem ser preenchidas. Antes de começar, porém, precisamos relembrar quais os prazos para implantação do eSocial:

Cronograma de Implantação do eSocial

Ou seja, o eSocial já está em funcionamento para empresas que obtiveram faturamento acima de R$ 4.8 milhões em 2016. As demais organizações que possuem empregados (microempreendedores individuais e empresas com faturamento anual inferior a R$ 4,8 milhões) já podem iniciar o cadastro de empregados, porém os vencimentos dos seus prazos valerão apenas partir de novembro deste ano, conforme mostra o gráfico abaixo:

Prazos do eSocial para MEI, microempresas e empresas com faturamento até 4,8 milhões anuais

Eventos relacionados à SST

Quando as empresas começarem a enviar os dados sobre saúde e segurança do trabalho (SST), em janeiro de 2019, será necessário prestar atenção a sete eventos, já previstos pelo eSocial:

• S-1060 – Tabela de Ambiente de Trabalho;
• S-1065 – Tabela de Equipamentos Proteção;
• S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho;
• S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador;
• S-2230 – Afastamento Temporário.
• S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho / Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial;
• S-2245 – Treinamentos e Capacitações;

Para quem já é cliente da Ocupacional, a notícia é ótima: todos os clientes terão acesso aos arquivos no formato .xml (tabela do Excel), que serão disponibilizados por meio do Sistema SOC para serem incorporados aos arquivos da contabilidade. Por isso, é muito importante que todas as informações de folha estejam espelhadas, ou seja, as nomenclaturas de cargos, setores e unidades deverão ser preenchidas de forma idêntica. Sem falar na importância de todos os funcionários estarem alocados nos cargos corretos.

Entregas eSocial via SOC

Outra possibilidade é incorporar o sistema SOC ao sistema de folha da empresa. Ao fazer isso, será criada uma rotina de integração para manter os dados sempre atualizados. Para que isso ocorra, porém, será preciso parametrizar o sistema. A Ocupacional fornece um manual de integração, que contém todas as informações necessárias. Para solicitá-lo, entre em contato pelo telefone (31) 3514-0400 ou pelo formulário de contato disponível em nosso site.

Mas tudo isso só ocorrerá se atuarmos cada vez mais em parceria. Veja como está previsto o fluxo de informação entre a sua empresa e a Ocupacional a partir da implementação do eSocial:

Fluxo eSocial - Ocupacional x Cliente

Cadastro de laudos no eSocial

Dentro dos eventos previstos, as empresas devem apresentar diversos laudos e programas na área de saúde e segurança do trabalho, conforme consta no Anexo II (Tabela 30 – Programas, Planos e Documentos) da NDE Nº01/2018. É o caso, por exemplo, do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), que faz parte dos eventos S-1060 e S-2240. Já as informações referentes aos exames ocupacionais estão enquadradas no S-2220, por exemplo.

Uma atenção especial deve ser dada à Análise Ergonômica do Trabalho (AET), conforme Anexo II (Tabela 23 – Fatore de Risco / Ergonômicos), também da NDE Nº01/2018. Todos os códigos devem ser preenchidos na tabela do eSocial, de acordo com a categoria do risco ergonômico: biomecânico; mobiliário e equipamentos; e organizacional e psicossocial/cognitivo.

A Ocupacional possui experiência de mercado para elaborar todos esses laudos e programas com a devida segurança para sua empresa, bem como para realizar os exames ocupacionais dos funcionários. Veja alguns dos principais serviços que oferecemos e que estão previstos no eSocial:

• PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais);
• PCMSO (Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional);
• LTCAT (Laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho);
• PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
• Laudos de Insalubridade / Periculosidade / Penosidade;
• PCA (Programa de Conservação Auditiva);
• PPR (Programa de Prevenção Respiratória);
• AET (Análise Ergonômica do Trabalho);
• APR (Análise Preliminar do Risco);
• Gestão de absenteísmo;

Como nem todos os nossos clientes possuem contrato para a maioria dos serviços, será necessário criar uma rotina para fornecimento e incorporação dessas informações no sistema SOC. Só assim ele ficará devidamente atualizado e sua empresa não será multada por enviar informações incompletas ao eSocial.

Insalubridade e periculosidade

Uma dúvida frequente é como relatar a insalubridade e a periculosidade no eSocial. Para que possamos tratar essas informações, o cliente da Ocupacional deve enviar uma relação de todos os funcionários que recebem esses tipos de adicional. Assim, poderemos alimentar o sistema e não gerar inconformidades no envio das informações para o Governo.

Além disso, também é preciso ficar atento aos fatores de risco que não geram insalubridade, periculosidade ou penosidade, conforme a tabela S-2240. É o caso, por exemplo, de trabalhadores expostos a ruídos de 90 dB. Como existem meios de neutralizar esse agente, não necessariamente eles receberão o adicional.

Devido à importância do envio desses dados, os laudos devem ser atualizados com frequência para evitar o cadastro incorreto ou a ausência de informações relevantes ao eSocial.

Cuidado com as multas

Ao deixar de preencher uma informação ou cadastrá-la de forma incorreta no sistema, sua empresa corre o risco de ser multada. Alguns pontos precisam de atenção redobrada:

Multas - Descumprimento de entregas do eSocial

1. Admissão
O profissional só pode começar a trabalhar após a assinatura do contrato de trabalho.
Multa: R$ 3.000,00.

2. Folha de pagamento
Envie as informações de acordo com o calendário de fechamento da folha. Lembre-se que reprocessamentos podem ser entendidos como erros.
Multa: 1.812,17.

3. Rescisão
O prazo para pagamento das verbas rescisórias, de 10 dias após o desligamento, deve sempre ser respeitado, independente do motivo da rescisão.
Multa: um salário do colaborador por atraso do pagamento.

4. Acidente de trabalho
O prazo para envio da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) é de 24 horas. Portanto, investigue o caso, consiga testemunhas, tire fotos e comunique o RH na mesma hora.
Multa: R$ 402,54 por CAT com atraso ou informações incorretas.

5. Afastamento temporário
Férias, auxílio-doença, licença maternidade e demais afastamentos temporários devem ser comunicados no mesmo mês do evento.
Multa: varia de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63 – determinada pelo fiscal do Ministério do Trabalho.

6. Exame médico (ASO)
Esteja em dia com todos os exames dos trabalhadores, como o admissional, período, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional.
Multa: varia de R$ 402,53 a R$ 4.025,33 – determinada pelo fiscal do Ministério do Trabalho.

7. Férias
Acompanha a assinatura do período de férias, que precisa ser feito em até 30 dias antes do início. O trabalhador não pode receber férias e continuar trabalhando.
Multa: varia de R$ 10,64 a R$ 106,41 por trabalhador

8. Alteração de cargo e salário
As mudanças devem ser informadas no mês anterior à vigência.
Multa: R$ 402,54 por pessoa com informação incorreta.

9. Controle de frequência
Não são permitidas mais de duas horas extras diárias e o intervalo entre jornadas não pode ser inferior a 11 horas. Faltas por doenças devem ser comprovadas por atestado médico, encaminhado ao RH.
Multa: R$ 37,83 por irregularidade. O valor é dobrado em caso de reincidência. 

10.Alteração de dados
As alterações no contrato trabalhista e nos dados cadastrais devem ser informadas no início e na vigência do vínculo empregatício.
Multa: R$ 402,54 por pessoa com informação incorreta

ENTREVISTA COM ESPECIALISTA

Confira a entrevista do Daniel de Faria, coordenador da área de Segurança da Ocupacional. Sem segredos e sem mistério, ele explica tudo sobre essa nova ferramenta do governo e conta o que você precisa saber para deixar sua empresa preparada na área de SST.

Consultoria especializada

A Ocupacional está preparada para ajudar a sua empresa na preparação para envio dos dados de SST ao eSocial. Temos uma equipe de profissionais treinada para oferecer a consultoria necessária, analisando quais os gargalos e mostrando como deixar tudo organizado para o preenchimento adequado do sistema. Entre em contato com a gente!

Ebook eSocial

Se você, mesmo depois de ler esse guia, ainda quiser saber mais informações sobre o funcionamento do eSocial, temos uma grande dica pra você. Está disponível para download, de forma gratuita, o nossos Ebook Descobrindo o eSocial. Faça agora mesmo o download.

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